2012-10-18_Point sur dons et ventes en bibliothèque

Compte rendu du point sur les dons et ventes en bibliothèque du 18.10.2012 à Clamart

Le desherbage

Eléments de définition : le désherbage consiste à retirer des rayonnages les documents qui ne peuvent plus être proposés au public : on parle également d’élimination, d’élagage, de retrait, de révision ou de réévaluation.
Désherber ne veut donc pas forcément dire détruire.
Si un document est éliminé  (retiré définitivement des collections) il peut être :

- mis au pilon (détruit) selon des principes définis
- relégué dans une réserve
- remplacé par une édition plus récente ou par un autre support
- redirigé vers un autre site dans un réseau répondant mieux aux demandes du public spécifique
- donné
- vendu

Le désherbage est aussi entendu comme révision critique des collections

1) bref historique

Le désherbage en France s’est généralisé et formalisé en France dans les années 1980 donc tardivement. La conservation absolue  et de nombreuses réticences ayant persisté. Mais l’accroissement des collections, l’inflation éditoriale, la saturation des espaces, le libre accès, l’explosion de  la demande ont conduit à réfléchir aux  moyens de renouveler les collections  et d’éliminer de façon raisonnée.

En  France la première bibliothèque à recourir largement au désherbage c’est la BPI et surtout à formaliser ses éliminations de documents dans un document (charte documentaire) qui insiste sur la nécessité de gérer un fonds de la sélection des documents jusqu’à leur sortie des rayonnages.

2) objectifs

-    élaguer de la collection les documents qui n’ont plus leur place
-    aérer les rayonnages
-    actualiser les collections
-    évaluer la cohérence et la pérennité d’une collection
-    permet de veiller à la qualité d’un fonds plus qu’à sa quantité

3) critères et mises en œuvre

• Nous ne sommes pas des bibliothèques de conservation. De plus,  la tendance à l’heure actuelle est d’avoir de moins en moins de rayonnages et de livres sur les étagères (étagère remplie à moitié seulement) pour libérer l’espace. 
• Appliquer la politique documentaire propre à l’établissement avec l’arrivée des ressources numériques.
• Traiter des collections différemment compte tenu des domaines du savoir concerné scientifique ou littéraire
• les supports des documents à désherber : livres, cd, dvd, vidéos, périodiques.

La méthode IOUPI : La méthode IOUPI propose des critères de sélection par rapport aux différentes classes Dewey.
On tient compte de l’année de publication et du temps passé sans prêt.
On définit le(s) critère(s) applicable(s) à partir de l’acronyme IOUPI
I : Incorrect, fausse information,
O : Ordinaire, superficiel, médiocre
U : Usé, détérioré, laid
P : Périmé,
I : Inadéquat, inadapté au fonds ou au public

Les bibliothécaires présentes soulignent qu’il y a encore beaucoup de réticence, voire d’impossibilité,  à éliminer un livre neuf quand on se rend compte qu’il ne sort pas du tout et donc n’a pas sa place dans la collection. Le désherbage est encore réservé « aux livres abîmés » et encore.

1- Elimination des documents trouvés en rayon  abîmés ou obsolètes.

Qui désherbe ? Cela est défini dans la charte de désherbage. Les pratiques dans les bibliothèques représentées sont diverses. Le plus souvent, c’est l’acquéreur avec une vérification du responsable de pôle souvent. C’est à la personne qui désherbe de faire la liste des documents pilonnés.
Cette liste est à transmettre au Conservateur qui ajoutera  la mention « sortis des collections pour cause de détérioration matérielle, d’obsolescence ou d’inadéquation du contenu » avant de la signer. Elle sera ensuite archivée dans l’éventualité d’un contrôle.

- 2 -Elimination des revues

Les périodiques suivent un plan de conservation régulièrement mis à jour et défini dans chaque établissement. Les responsables de la gestion des abonnements sont également chargés  de leur mise au pilon dans le respect du plan et suivant la même procédure que pour les imprimés.

Petit guide pratique du pilon

Suppression dans le catalogue informatique (Suivant logiciel)

Sur le support physique du document :
- Pour les imprimés : Rendre le code-barres illisible (avec un marqueur par exemple) ; Déchirer la page de titre sauf dans le cas de livres qui peuvent l’objet d’un don ; Mettre le tampon « Sorti des collections » ; Retirer l’étiquette RFID ; Mettre dans des cartons fermés et étiquetés Pilon ou Don
- Pour les supports numériques : Rendre le code-barres illisible ; Couper le disque à l’aide des ciseaux spéciaux ; Déchirer le livret sauf pour un document susceptible de faire l’objet d’un don ; Retirer l’étiquette RFID ; Récupérer le boîtier s’il est en bon état ou le jeter ; Mettre dans des cartons fermés et étiquetés Pilon ou Don.

Pascaline Hayet de Courbevoie, qui vient de faire un stage sur le pilon, nous précise qu’il n’est plus obligatoire d’enlever la page de titre pour les livres par contre il faut mettre le tampon « sorti des collections » obligatoirement et surtout maintenant retirer toutes les étiquettes RFID.
S’ensuit un échange sur l’élimination des étiquettes RFID : elles ne sont pas recyclables, on peut les jeter directement à la poubelle sans autre directive donnée par le Service informatique de la ville.

Les cartons  PILON sont acheminés ensuite vers  les bureaux de l’équipement afin que  le responsable de l’équipement intervienne auprès des services municipaux  pour leur enlèvement. Ils sont emmenés par du personnel communal (volante) à la brûlerie. Cet enlèvement est très sensible car il ne doit pas être fait au vu des habitants de la ville (et/ou des élus) (cf dernière affaire à Rennes par exemple). Quelques  bibliothécaires guettent encore le camion de ramassage des ordures pour aller déposer les cartons de pilon…

Les documents pilonnés mais qui peuvent être donnés par le Réseau ou vendus sont mis dans des cartons avec la mention DON ou avec la mention VENTE.

 

 

LA GESTION DES DONS

1 / DONS FAITS à une bibliothèque

Généralement ces dons sont de moins en moins utiles à nos collections.  Ceux qui ne présentent pas d’intérêt occasionnent  un surcroît de travail et donc d’argent (tri, traitement, stockage…) en pure perte.
Afin de supprimer ce travail inutile, il peut être élaboré une charte des dons qui doit être remise à toute personne qui se présente  pour nous donner des documents. Un modèle de la  charte de Clamart est annexé au présent document.
Cependant, il nous faut offrir au public une alternative à notre refus. Ainsi, lorsque nous ne pouvons recevoir leurs dons, nous devons leur remettre une liste actualisée des associations caritatives ou autres, susceptibles d’être intéressées par ces documents,  et auxquelles les donateurs peuvent s’adresser directement. Toutefois cette liste est difficile à tenir à jour.
Hors des dons faits dans le cadre cette charte signée par le donateur, les documents donnés n’ont aucun statut. Par exemple, les dons sauvages type mis dans la boîte de retour des livres ou déposés à la porte peuvent être jetés directement.

Au vu de la discussion qui s’ensuit sur ce sujet, la pratique des dons de lecteurs est encore bien ancrée un peu partout et pose toujours beaucoup de problèmes.  Pratiquement aucune bibliothèque n’a de charte de dons et donc plusieurs  demandes de notre modèle. Plusieurs personnes soulignent que prendre les dons ou les refuser est un problème politique : les élus peuvent exiger d’accepter tous les dons. En ces temps de restrictions de budget, des lecteurs ne comprennent pas nos refus de ces dons également. Il faut beaucoup argumenter.

ATTENTION : Nous ne pouvons accepter aucun don de DVD et de CDROMS car les droits de prêt liés au support n’ont pu être acquis par le particulier (à la FNAC par exemple) conformément à la législation en vigueur.

2 / DONS FAITS par une bibliothèque 

Le choix des dons est fait par les responsables de pôles.  Nous pouvons faire des dons pour les documents  imprimés et CD uniquement.
Nous ne pouvons pas faire de dons de DVD et CDROMS car les droits de prêt et de consultation que nous avons achetés et qui sont attachés à un exemplaire ne peuvent être cédés toujours selon la législation en vigueur.
Nous ne pouvons pas donner les collections inaliénables : donations et legs

1) Dons faits à l’extérieur de la bibliothèque :
Certains services municipaux (maison de quartier, centre de loisirs, par exemple) ou certaines écoles sont intéressés par des documents sortis de nos collections. Il n’est pas besoin de convention. Une simple note suffira.  C’est apparemment une pratique dans beaucoup de bibliothèques
Par contre, une  convention est indispensable  avec des associations pour qu’ils puissent récupérer des documents sortis de nos collections ou certains dons que nous ne souhaitons pas mettre dans nos rayons. . Ce sera le cas avec «  Les restaurants du coeur», par exemple.
Des dons en quantité importante à des bibliothèques ou associations africaines est pratiqué largement.

La procédure de traitements des dons étant la même que celle des exemplaires pilonnés,  elle est développée au paragraphe précédent.

2) Dons faits à l’intérieur de la bibliothèque

Les villes d’Antony et de Ville d’Avray font une sélection des dons et les proposent à leurs lecteurs dans le hall d’entrée. Antony les a installés dans un bac à albums et Ville d’Avray sur une étagère portant la mention « les lecteurs donnent aux lecteurs ». Une autre bibliothèque donne à ses lecteurs les périodiques retirés des collections au lieu de les détruire. Ces pratiques - très tendance - sont très appréciées du public apparemment.

Les ventes de documents

C’est une pratique qui se développe beaucoup dans les médiathèques depuis les cinq dernières années. Les bibliothécaires de Saint Cloud assistent d’ailleurs aujourd’hui à cette réunion pour la  mise en place d’une vente.

Aucune bibliothèque n’a de demande politique pour effectuer ces ventes. Les bibliothécaires sont à l’origine de ces ventes. Il n’y a eu à ce jour aucun refus de politiques pour les bibliothèques représentées.

Modalités :

1) Fixer les tarifs :  Il faut une délibération du Conseil municipal ou Conseil communautaire . tarifs très bas   1,5  euros CD 1 euro Livre
2) On peut vendre les dons qui nous sont faits mais ce n’est pas une pratique courante
3) Nous n’avons pas à fournir de listing des documents vendus mais le Conservateur a les listes des pilons effectués  qui prouve l’origine des documents
4) On ne peut pas vendre de documents auxquels sont rattachés un droit de prêt comme les DVD et CDROM
5) Faire enregistrer un régisseur : il faut rajouter sur les arrêtés des régisseurs la possibilité de faire des ventes de documents.

L’argent de cette vente est déposé à la  TP. Il  ne nous est pas réaffecté car ce n’est pas possible en finances publiques

1) L’exemple d’Antony :

La première vente a été faite il y a 3 ans au profit du Téléthon.
Les autres ventes ont été faites au profit d’associations comme « bibliothèques sans frontières » et « Enfance et partage ». Les élus ont alors demandé qu’il y ait plusieurs associations bénéficiaires pour ne pas faire de discrimination.
La bibliothèque fait un don des livres à vendre (convention) et ce sont  les bénévoles de l’association qui effectuent  la vente et encaisse directement l’argent. Cela se passe dans les locaux de la médiathèque.
Ne sont vendus que des romans RP et quelques BD

2) L’exemple de Clamart

L’idée d’une vente est venue il y a deux ans lors d’une participation à une fête de quartier qui a lieu sur la place devant la médiathèque. Nous sommes donc en dehors des locaux de la médiathèque du haut-Clamart.
Nous vendons tous  types de documents (sauf DVD et CDROM)  et cette année quelques vinyles.
Devant le succès, nous effectuons maintenant une vente dans les locaux de la médiathèque située en centre ville. 
Une des ventes a été faite au profit de « bibliothèques sans frontières » mais le travail a été effectué par les bibliothécaires et l’argent leur a été versé par la TP après décision du Conseil communautaire. C’est une autre façon de procéder.

Avantages des ventes :

- Nous donnons une deuxième chance à un document
- Nous montrons notre professionnalisme, nous pouvons expliquer  à cette occasion notre politique de pilon et constitution des collections. C’est un discours très entendu par nos lecteurs surtout si nous donnons le produit de la vente à une association caritative.
- Nous avons un  autre contact avec nos lecteurs et devant le succès c’est devenu un RDV très  attendu par eux.
- Nous « subventionnons » des associations.

Cette pratique n’est jamais acquise car un élu peut toujours s’y opposer, même si ce n’est pas courant apparemment.

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