Réunion commission animation BiB92 - 5 avril 2018

Présents : Agnès (Suresnes), Sébastien (Sceaux), Jean-Claude(Courbevoie), Marie-Thérèse (Neuilly), Elise (Montrouge), Anne (Meudon), Isabelle (Boulogne), Catherine (Antony)

Organisation journée pro 12 avril 2018

1. Repas
- Commandés à la Maison Thielen (Vanves): 37 programmateurs, 12 artistes, 14 ( ?) organisateurs.
- Le repas sera livré à 11 h 30 le jeudi : les contenants seront à mettre à la poubelle après utilisation.
- Catherine apporte des couverts pour le service ainsi que des sacs poubelles
- Nous mettrons une assiette témoin afin que les convives sachent ce qu’ils peuvent prendre
- Le traiteur nous fournira des facturettes pour les programmateurs afin qu’ils se fassent rembourser leur repas par leur collectivité. Nous n’aurons les facturettes qu’à 11 h 30 (livraison) donc nous donnerons une contremarque à ceux qui sont inscrits et payés leur repas : Anne fait les contremarques

2. Pause café et catering
- Isabelle ira au Monoprix avec la liste et demandera la livraison la veille : cette liste comprend les baguettes pour le repas plus les pause café et thé (jus de fruit, biscuits, assiettes…), le catering pour les artistes et des bonbons pour l’équipe de régie du BTS
- Les percolateurs café et thé sont prêtés par Boulogne : Isabelle s’assure qu’ils vont être livrés

3. Arrivées artistes
- Cf : ci-dessous pour l’organisation
- Isabelle a 15 tickets de parking. Les compagnies savent comment procéder. Un mail a été envoyé avec l’adresse et le plan pour accéder au parking.
- Quelqu’un récupère leurs pub si ils en ont et on la met sur une table avant l’entrée du foyer bar
- Les présentateurs des artistes pensent à demander ce que les artistes veulent que nous disions pour les présenter : Elise, Anne et Catherine

4. Livrets
Elise a fait imprimer 60 livrets et Sébastien 40. Ils seront donnés à l’entrée, il faudra en donner également aux artistes. Attention à l’entrée ne donner qu’un livret par personne sinon on risque d’en manquer. Ceux qui en veulent plus prendront dans le reste en fin de journée

5 – Arrivée programmateurs
- Cf feuille jointe
- Cath a fait les feuilles d’émargement plus les feuilles pour le repas, plus les attestations de présence
- Sébastien a fait affiche pour mettre à l’entrée de la salle
- Marie-Thérèse apporte des flèches directionnelles
- Les programmateurs restent dans le foyer bar jusqu’à 9h 50 pour laisser aux artistes le temps de s’installer sur scène et régler les derniers détails avec le régisseur et la régie vidéo
- Ensuite Isabelle les installe : sur la partie centrale basse afin que le public soit regroupé et fasse masse dans cette immense salle. La plupart des artistes ne sont pas sonorisés.

6. Captation vidéo
- Innovation cette année. Nous faisons une captation vidéo de la journée. Elle sera réalisée par le BTS Jacques Prévert de Boulogne (http://www.lyc-prevert-boulogne.ac-versailles.fr/spip.php?article141) par les 1ères années entourés de professeurs.
- Ils installeront leur régie dans le couloir derrière la scène, 4 ou 5 caméras sur scène et dans la salle. Les artistes non sonorisés seront équipés d’un micro cravate pour captation du son. Cela sera fait comme un direct avec les plans choisis selon les caméras et pendant les pauses incrustation du nom des artistes. Nous avons fourni le logo de BIB92 pour le générique. Cette captation sera offerte aux artistes et nous la garderons pour usage interne (pas de mise sur you tube, les artistes ne le désirant pas).
- Une autorisation de captation sera demandée aux compagnies intervenantes et sera spécifié que l’usage ne doit pas en être commercial (ils peuvent bien sûr s’ils le veulent s’en servir de teaser) ni être mis en intégralité sur youtube (ni par nous ni par les artistes).
- Nous avons rencontré le directeur et 2 professeurs avec le régisseur.
- Il y aura environ une 15zaine de jeunes

Prochaine réunion le….12 avril 2018 à Boulogne !!!

ANNEXE : organisation de la journée du 12 avril 2018

Journée pro : organisation 2018

Equipe Accueil artistes :, Sébastien et Elise

Quoi

Qui fait

matériel

Date/Heure 

commentaire

Badges pour équipe organisatrice

Isabelle

Sébastien

 

Badges avec noms

matin

 

Distribution des badges

Cath

Auditorium

 

A partir de 9h

 

Règlement commande Monop’

Cath

Monop

     

Accueil commande boissons + matériel déjeuner

Isabelle

Gaelle

Odile

Bib Landowski

 

La veille

 

installation catering 1er artiste

Sébastien

Jean Claude

Loge 1 et 2 ?

 

8h00

 

Installation accueil café

Isabelle et Marie Thérèse

Foyer bar

Table, bouilloire, etc

12 avril à partir de 8h30

 

Service accueil café

idem

 

thermos

9h15-9h45

 

Accueil des artistes et référents artistes

-          Sébastien

-          Elise en surface

Foyer bar et loges

Donner les numéros de téléphone aux artistes

9h-16h30

 

Récupérer catering pour artistes auprès de l’équipe restauration

Sébastien et une personne de Courbevoie et Jean Claude

De Foyer bar vers loges

Jus de fruits, (gâteaux) viennoiseries, eau, café, thé

9h-16h30

 

Accueil des programmateurs

-Feuilles de présence

-liste d’émargement des programmateurs

-Mise à dispo des livrets
-Tickets repas

2 personnes

-          Elise

-          Anne

-          Agnès

Entrée (haut)

Attention il faudra une personne pour rester après le début du spectalce

9 h00 à 10h15

Prévoir stylos

Accueil et placement du public (au centre)

+prévoir des livrets pour ceux qui auraient oublié de le prendre

Gaelle

Odile

auditorium

 

9h30 à 10h15

 

Dossier de presse des intervenants

Qui dispose :  Isabelle

Marie Thé

Table Foyer bar

 

8h00 à 12h

 
           

Accueil traiteur

Anne

Agnès

Foyer bar

Traiteur

11h30

 

Mise en place repas midi

Assiette témoin

, Elise, Anne, Agnès

Jean Claude

Foyer bar

 

11h45

 

Réinstallation café

Anne

Agnès

       

Laisser en place café et jus de fruits pour la pause après midi

         

Repas nettoyage midi

MT

Agnès
Anne

Jean Claude

 

Eponge, balai, sacs poubelle…

Isabelle vérifie si il y a le matos

13h30

 

Placement du public

Gaelle et Odile

Foyer bar vers amphithéâtre

 

13 h50

 

Nettoyage pause-café

ceux dispo

Foyer bar

Après pot avec artistes

16h30 17h00

 

Salle projos contrôle

Régie Boulogne