Commission Animations - avril 2018

Réunion commission animation BiB92 - 5 avril 2018

Présents : Agnès (Suresnes), Sébastien (Sceaux), Jean-Claude(Courbevoie), Marie-Thérèse (Neuilly), Elise (Montrouge), Anne (Meudon), Isabelle (Boulogne), Catherine (Antony)

Organisation journée pro 12 avril 2018

1. Repas
- Commandés à la Maison Thielen (Vanves): 37 programmateurs, 12 artistes, 14 ( ?) organisateurs.
- Le repas sera livré à 11 h 30 le jeudi : les contenants seront à mettre à la poubelle après utilisation.
- Catherine apporte des couverts pour le service ainsi que des sacs poubelles
- Nous mettrons une assiette témoin afin que les convives sachent ce qu’ils peuvent prendre
- Le traiteur nous fournira des facturettes pour les programmateurs afin qu’ils se fassent rembourser leur repas par leur collectivité. Nous n’aurons les facturettes qu’à 11 h 30 (livraison) donc nous donnerons une contremarque à ceux qui sont inscrits et payés leur repas : Anne fait les contremarques

2. Pause café et catering
- Isabelle ira au Monoprix avec la liste et demandera la livraison la veille : cette liste comprend les baguettes pour le repas plus les pause café et thé (jus de fruit, biscuits, assiettes…), le catering pour les artistes et des bonbons pour l’équipe de régie du BTS
- Les percolateurs café et thé sont prêtés par Boulogne : Isabelle s’assure qu’ils vont être livrés

3. Arrivées artistes
- Cf : ci-dessous pour l’organisation
- Isabelle a 15 tickets de parking. Les compagnies savent comment procéder. Un mail a été envoyé avec l’adresse et le plan pour accéder au parking.
- Quelqu’un récupère leurs pub si ils en ont et on la met sur une table avant l’entrée du foyer bar
- Les présentateurs des artistes pensent à demander ce que les artistes veulent que nous disions pour les présenter : Elise, Anne et Catherine

4. Livrets
Elise a fait imprimer 60 livrets et Sébastien 40. Ils seront donnés à l’entrée, il faudra en donner également aux artistes. Attention à l’entrée ne donner qu’un livret par personne sinon on risque d’en manquer. Ceux qui en veulent plus prendront dans le reste en fin de journée

5 – Arrivée programmateurs
- Cf feuille jointe
- Cath a fait les feuilles d’émargement plus les feuilles pour le repas, plus les attestations de présence
- Sébastien a fait affiche pour mettre à l’entrée de la salle
- Marie-Thérèse apporte des flèches directionnelles
- Les programmateurs restent dans le foyer bar jusqu’à 9h 50 pour laisser aux artistes le temps de s’installer sur scène et régler les derniers détails avec le régisseur et la régie vidéo
- Ensuite Isabelle les installe : sur la partie centrale basse afin que le public soit regroupé et fasse masse dans cette immense salle. La plupart des artistes ne sont pas sonorisés.

6. Captation vidéo
- Innovation cette année. Nous faisons une captation vidéo de la journée. Elle sera réalisée par le BTS Jacques Prévert de Boulogne (http://www.lyc-prevert-boulogne.ac-versailles.fr/spip.php?article141) par les 1ères années entourés de professeurs.
- Ils installeront leur régie dans le couloir derrière la scène, 4 ou 5 caméras sur scène et dans la salle. Les artistes non sonorisés seront équipés d’un micro cravate pour captation du son. Cela sera fait comme un direct avec les plans choisis selon les caméras et pendant les pauses incrustation du nom des artistes. Nous avons fourni le logo de BIB92 pour le générique. Cette captation sera offerte aux artistes et nous la garderons pour usage interne (pas de mise sur you tube, les artistes ne le désirant pas).
- Une autorisation de captation sera demandée aux compagnies intervenantes et sera spécifié que l’usage ne doit pas en être commercial (ils peuvent bien sûr s’ils le veulent s’en servir de teaser) ni être mis en intégralité sur youtube (ni par nous ni par les artistes).
- Nous avons rencontré le directeur et 2 professeurs avec le régisseur.
- Il y aura environ une 15zaine de jeunes

Prochaine réunion le….12 avril 2018 à Boulogne !!!

ANNEXE : organisation de la journée du 12 avril 2018

Journée pro : organisation 2018

Equipe Accueil artistes :, Sébastien et Elise